Le portail transporteur, pas à pas

Se connecter et se repérer

Après connexion (email et mot de passe, ou bouton Google si votre compte a été créé ainsi), le portail s’ouvre sur le Tableau de bord.

• La barre de navigation suit l’ordre d’usage d’une journée. Exploitation : « Ma journée », « En ce moment », « Véhicules en mission », « Incidents », « Messagerie ». Planification : « Plan de transport », « Construction des tournées », « Planning des tournées », « Demandes des écoles », « Sorties et extras ». Puis « Contrats et familles », « Véhicules et chauffeurs », vos réglages, « Facturation des contrats » et « Mes chiffres ».
• Sous le logo, un encadré rappelle votre rôle (« Manager transporteur » ou « Dispatcher ») : vérifiez qu’il correspond à votre fonction.
• En bas de la barre : votre email, le bouton « Revoir la visite » (la visite guidée des écrans) et « Déconnexion ».

Démarrer la journée avec le tableau de bord

La journée de votre organisation, à lire de haut en bas : chiffres du jour, alertes priorisées, prochains départs, remplissage, fil d’activité.

• Dix tuiles de chiffres du jour (tournées, enfants attendus, pris en charge, déposés, excusés, véhicules, retards, incidents) : chaque tuile porte son périmètre daté et ouvre l’écran détaillé qui la compose. Un chiffre qui surprend se clique.
• Les alertes sont priorisées : « P1 · critique », « P2 · à traiter », « P3 · à suivre ». Chaque alerte est cliquable vers l’écran où elle se traite.
• Chaque matin : zéro alerte P1, tournées à venir conformes au plan publié, aucune jauge de remplissage en dépassement.
• Cliquez « Demain » pour contrôler que le plan du lendemain est publié ; sinon, une alerte vous renvoie directement à la génération du plan.

Contrats, familles et accès école

Menu « Contrats et familles » : la fiche du contrat rassemble tout ce qui s’y rattache, et rien d’autre.

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   Ouvrez la fiche du contrat

   Cliquez la carte du contrat : tournées du jour, familles (inscriptions actives, invitations), représentants école, facturation du contrat.

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   Gérez les attributs par avenant

   Qui porte le contrat (école, entreprise ou chauffeur indépendant), exclusivité et règle des prestations en plus se modifient dans le panneau dédié : motif recommandé, case de confirmation « vaut avenant », historique horodaté avec les valeurs avant et après.

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   Invitez une famille

   Depuis la fiche du contrat : email du parent, enfant, adresse avec autocomplétion, jours, services et horaires. L’invitation part par email ; le code s’affiche aussi une seule fois à l’écran, si vous préférez le transmettre vous-même. Il n’est utilisable qu’avec l’adresse invitée et expire sous 14 jours.

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   Invitez un représentant école

   Panneau « Accès école » de la fiche contrat : email nominatif, bouton « Inviter », code affiché une seule fois. Les invitations en attente et les accès actifs restent listés, avec révocation possible.

Générer et publier un plan de transport

Menu « Construction des tournées » : les enfants à transporter, les équipages, puis le calcul. Le logiciel propose, vous publiez.

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   Enfants à transporter

   Ils viennent des invitations acceptées par les familles, ou de votre fichier Excel, importé avec le modèle fourni. Vous pouvez comparer le résultat avec votre plan actuel.

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   Vérifiez les équipages

   Chaque chauffeur qui roulera doit avoir un lien chauffeur-véhicule actif. Le retrait d’un lien est refusé tant qu’un plan non terminé le référence.

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   Réglez les règles d’affectation (optionnel)

   Menu « Règles de tournée » : points de départ des chauffeurs (confidentialité stricte) et trois pondérations : proximité, continuité, équilibre. Jamais rétroactif, toujours tracé : les règles guident la proposition, vous décidez.

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   Calculez

   Bouton « Calculer les tournées », pour une date et un service (matin ou soir), ou pour toute la semaine. Les tournées proposées restent à valider.

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   Contrôlez puis publiez

   Vérifiez horaires, charges et adresses de chaque tournée, puis « Valider et publier ». La plateforme revérifie tout (disponibilité, lien, capacité, sièges adaptés, chevauchements) : une anomalie bloque la publication avec un motif explicite. Corrigez la cause, puis republiez.

Suivre les tournées et traiter les incidents

Menu « En ce moment » pour le suivi du jour ; menu « Incidents » pour le traitement.

• Onglet « Tournées du jour » : les tournées en cours d’abord, puis par horaire, avec actualisation automatique toutes les 30 secondes. Cliquer une tournée ouvre la progression arrêt par arrêt (Pris en charge, Déposé, Excusé, Remise refusée).
• Onglet « Courses à la demande » (les trajets commandés en direct par les familles) : ils sont distincts des tournées école. Un même chauffeur ne peut pas être réservé sur les deux à la fois, temps de transition inclus.
• Une tournée publiée qui reste « Publiée » longtemps après son heure de départ mérite un appel : le tableau de bord lève d’ailleurs une alerte dans ce cas.
• Incidents : « Prendre en charge » d’abord (le chauffeur sait que quelqu’un s’en occupe), « Résoudre » ensuite. Chaque changement de statut est audité.
• Refus de remise : l’enfant reste sous la responsabilité du chauffeur ; la résolution (retour à l’école, remise ultérieure à une personne autorisée) est une action manager, auditée. La tournée ne se clôture qu’après résolution et contrôle du véhicule vide.

Superviser la messagerie

Menu « Messagerie » : fils de discussion, messages, signalements. Trois colonnes, un cadre clair.

• Un fil par inscription enfant, identifié par le prénom seulement : aucune coordonnée personnelle n’apparaît dans la messagerie. Votre équipe d’exploitation peut consulter le numéro d’une famille en cas de nécessité de service ; chaque consultation est tracée.
• Un bandeau rouge compte les signalements en attente de décision : traitez-les dans la journée. Pour chacun : consulter le fil, note de modération facultative (auditée), puis « Maintenir le message » ou « Masquer le message ».
• Votre lecture est elle-même auditée : chaque consultation d’un fil par la supervision laisse une trace.
• Le chauffeur ne peut pas composer de message pendant une mission active : l’application le bloque. À l’arrêt complet, réponses toutes prêtes ; une fois la tournée finie, la messagerie complète. Le parent peut écrire à tout moment.

Sorties et extras, et facturation

Menu « Sorties et extras » pour proposer aux familles ; menu « Facturation des contrats » pour la facturation contractuelle B2B.

• Proposer une prestation : nature (ponctuelle payée par le parent, ou récurrente en facturation contractuelle, selon la politique du contrat), intitulé, adresses, date, durée, prix, chauffeur. La proposition n’est visible que des parents des enfants du contrat concerné.
• Sur un contrat ferme, le formulaire est verrouillé : aucune prestation extra ne peut être proposée via la plateforme pour ces enfants sur ces créneaux.
• À la réservation, l’agenda partagé vérifie le créneau du chauffeur contre toutes ses tournées et courses, temps de trajet entre deux missions inclus : un chevauchement est refusé avec son motif.
• Facturation B2B : brouillon (contrat, période, quantité, montant, TVA par ligne), puis « Vérifier et émettre ». L’émission attribue le numéro de séquence légale et fige le payeur et l’échéance : toute correction ultérieure passe par un avoir, plafonné au restant créditable.
• Le règlement des factures B2B est un suivi externe (« Marquer payée hors plateforme ») : votre trésorerie reste chez vous. Export comptable CSV disponible sur une période.

Compte patron-chauffeur

Si votre compte cumule un rôle de manager et un profil chauffeur : une personne, un seul compte.

• Le portail affiche l’encadré « Votre profil du moment » dans la barre latérale, avec les boutons Manager et Chauffeur.
• En Chauffeur, le lien « Mes tournées de chauffeur » ouvre le Plan de transport filtré sur vos propres tournées.
• Changer de profil ne change que l’affichage : vos droits restent les mêmes, et chaque action enregistre le profil actif.
• L’exécution de vos tournées (démarrage, confirmation de chaque arrêt, clôture) se fait sur l’application mobile, côté chauffeur.

Qui contacter

Selon la nature de la question, l’interlocuteur change.

Question du quotidien sur vos tournées

Vos propres écrans d’abord : chaque tuile et chaque alerte du tableau de bord mène à la vue détaillée qui la justifie. Le bouton « Revoir la visite » relance la visite guidée de chaque écran.

Question sur la plateforme, un blocage ou une demande d’évolution

L’équipe KideeGo, via la page Contact. Un humain vous répond sous 2 jours ouvrés.

Vous découvrez KideeGo et souhaitez l’essayer

Le parcours de mise en place est décrit sur la page Transporteurs, et la conversation commence par une démonstration de 30 minutes.

Questions fréquentes des transporteurs

Les réponses longues aux questions que vous nous posez avant de démarrer : prix, changement d’outil, adoption par les chauffeurs, indépendants, calcul des tournées, GPS, données.