Le portail transporteur, pas à pas

Se connecter et se repérer

Après connexion (email et mot de passe, ou bouton Google si votre compte a été créé ainsi), le portail s’ouvre sur le Tableau de bord.

• La barre de navigation suit l’ordre d’usage d’une journée : Tableau de bord, Plan de transport, Exploitation B2B, Tournées en cours, Carte en direct, Incidents, Messagerie, Prestations extra, Espace école.
• Sous le logo, un encadré rappelle votre rôle (« Manager transporteur » ou « Dispatcher ») : vérifiez qu’il correspond à votre fonction.
• En bas de la barre : votre email, le bouton « Revoir la visite » (la visite guidée des écrans) et « Déconnexion ».

Démarrer la journée avec le tableau de bord

La journée d’exploitation de votre organisation, à lire de haut en bas : chiffres du jour, alertes priorisées, prochains départs, remplissage, fil d’activité.

• Dix tuiles de chiffres du jour (tournées, enfants attendus, pris en charge, déposés, excusés, véhicules, retards, incidents) : chaque tuile porte son périmètre daté et ouvre l’écran détaillé qui la compose. Un chiffre qui surprend se clique.
• Les alertes sont priorisées : « P1 · critique », « P2 · à traiter », « P3 · à suivre ». Chaque alerte est cliquable vers l’écran où elle se traite.
• Chaque matin : zéro alerte P1, tournées à venir conformes au plan publié, aucune jauge de remplissage en dépassement.
• Cliquez « Demain » pour contrôler que le plan du lendemain est publié ; sinon, une alerte vous renvoie directement à la génération du plan.

Contrats, familles et accès école

Exploitation B2B, onglet « Contrats et familles » : le cockpit contrat est l’entrée par le contrat, tout ce qui s’y rattache et rien d’autre.

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   Ouvrez le cockpit du contrat

   Cliquez la carte du contrat : tournées du jour, familles (inscriptions actives, invitations), représentants école, facturation du contrat.

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   Gérez les attributs par avenant

   Portage (école, entreprise ou chauffeur indépendant), exclusivité et politique des prestations extra se modifient dans le panneau dédié : motif recommandé, case de confirmation « vaut avenant », historique horodaté avec les valeurs avant et après.

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   Invitez une famille

   Carte « Ajouter une famille au contrat » : email du parent, enfant, adresse avec autocomplétion, jours, services et horaires. Le code d’invitation s’affiche une seule fois : transmettez-le immédiatement (ou laissez l’email automatique partir quand il est actif). Le code n’est utilisable qu’avec l’adresse invitée et expire sous 14 jours.

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   Invitez un représentant école

   Panneau « Accès école » de la fiche contrat : email nominatif, bouton « Inviter », code affiché une seule fois. Les invitations en attente et les accès actifs restent listés, avec révocation possible.

Générer et publier un plan de transport

Exploitation B2B : les besoins naissent des acceptations parents, les équipages se vérifient, la génération propose, l’humain publie.

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   Préparez les besoins

   Onglet « Besoins de transport » : établissements, import contrôlé CSV, et la liste « Préparation des tournées ». Pour le parcours normal, les besoins naissent de l’acceptation des invitations parents.

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   Vérifiez les équipages

   Onglet « Chauffeurs et véhicules » : chaque chauffeur qui roulera demain doit avoir un lien chauffeur-véhicule actif. Le retrait d’un lien est refusé tant qu’un plan non terminé le référence.

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   Réglez les règles d’affectation (optionnel)

   Points de départ des chauffeurs (avec autocomplétion, confidentialité stricte) et trois pondérations : proximité, continuité, équilibre. Jamais rétroactif, toujours audité : les règles guident la proposition, l’humain décide.

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   Générez

   Onglet « Génération du plan » : contrat, date, service (matin ou soir), chauffeurs et véhicules disponibles, puis « Optimiser les tournées ». Le plan optimisé reste un brouillon.

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   Contrôlez puis publiez

   Vérifiez horaires, charges et adresses de chaque tournée, puis « Valider et publier ». L’API revalide tout (adhésion, disponibilité, lien, capacité, sièges adaptés, chevauchements) : toute violation bloque la publication avec un motif explicite. Corrigez la cause, puis republiez.

Suivre les tournées et traiter les incidents

Menu « Tournées en cours » pour le suivi du jour ; Exploitation B2B, onglet « Incidents » pour le traitement.

• Onglet « Tournées école du jour » : les tournées en cours d’abord, puis par horaire, avec actualisation automatique toutes les 30 secondes. Cliquer une tournée ouvre la progression arrêt par arrêt (Pris en charge, Déposé, Excusé, Remise refusée).
• Onglet « Courses marketplace » : les courses ponctuelles à la demande, distinctes des tournées école. Un même chauffeur ne peut pas être réservé sur les deux à la fois, temps de transition inclus.
• Une tournée publiée qui reste « Publiée » longtemps après son heure de départ mérite un appel : le tableau de bord lève d’ailleurs une alerte dans ce cas.
• Incidents : « Prendre en charge » d’abord (le chauffeur sait que quelqu’un s’en occupe), « Résoudre » ensuite. Chaque changement de statut est audité.
• Refus de remise : l’enfant reste sous la responsabilité du chauffeur ; la résolution (retour à l’école, remise ultérieure à une personne autorisée) est une action manager, auditée. La tournée ne se clôture qu’après résolution et contrôle du véhicule vide.

Superviser la messagerie

Menu « Messagerie » : fils de discussion, messages, signalements. Trois colonnes, un cadre clair.

• Un fil par inscription enfant, identifié par le prénom seulement : aucune coordonnée personnelle n’apparaît nulle part, c’est voulu et non contournable.
• Un bandeau rouge compte les signalements en attente de décision : traitez-les dans la journée. Pour chacun : consulter le fil, note de modération facultative (auditée), puis « Maintenir le message » ou « Masquer le message ».
• Votre lecture est elle-même auditée : chaque consultation d’un fil par la supervision laisse une trace.
• Le chauffeur ne peut pas composer de message pendant une mission active : l’interface et l’API le bloquent. À l’arrêt complet, réponses rapides ; hors mission, canal complet. Le parent peut écrire à tout moment.

Prestations extra et facturation

Menu « Prestations extra » pour proposer aux familles ; Exploitation B2B, onglet « Facturation » pour la facturation contractuelle B2B.

• Proposer une prestation : nature (ponctuelle payée par le parent, ou récurrente en facturation contractuelle, selon la politique du contrat), intitulé, adresses, date, durée, prix, chauffeur. La proposition n’est visible que des parents des enfants du contrat concerné.
• Sur un contrat ferme, le formulaire est verrouillé : aucune prestation extra ne peut être proposée via la plateforme pour ces enfants sur ces créneaux.
• À la réservation, le registre transactionnel vérifie le créneau du chauffeur contre toutes ses tournées et courses, temps de transition inclus : un chevauchement est refusé avec motif.
• Facturation B2B : brouillon (contrat, période, quantité, montant, TVA par ligne), puis « Vérifier et émettre ». L’émission attribue le numéro de séquence légale et fige le payeur et l’échéance : toute correction ultérieure passe par un avoir, plafonné au restant créditable.
• Le règlement est un suivi externe (« Marquer payée hors plateforme ») : pas d’encaissement réel au stade pilote. Export comptable CSV disponible sur une période.

Le copilote IA du manager

Fonction en pilote, activée environnement par environnement : un assistant conversationnel qui consulte vos données avec vos droits, explique, et prépare des actions que vous confirmez. Il n'exécute jamais rien seul.

• Où le trouver : quand il est activé, une entrée « Copilote » apparaît dans la barre de navigation, et un bouton flottant en bas à droite ouvre un panneau de conversation. Si vous ne voyez ni l’un ni l’autre, la fonction n’est pas activée sur votre environnement : il n’y a rien à configurer de votre côté.
• Ce qu’il sait consulter : plan du jour, supervision, indicateurs et prévisions de charge, conformité de la flotte, messagerie et signalements, contrats, familles et prestations extra. Chaque chiffre vient d’une lecture réelle, avec sa date et son périmètre ; sans donnée, il le dit.
• Ce qu’il prépare : indisponibilité de véhicule, balayage des alertes de conformité, remplacement de tournée, message à une famille, réponse à une demande d’école, prestation extra, réglage du partage de ponctualité. Chaque action arrive sous forme de carte de proposition : un résumé en clair, le détail technique, puis « Confirmer » ou « Refuser ».
• Confirmer exécute l’action depuis votre navigateur, avec vos droits, exactement comme si vous aviez cliqué l’écran correspondant : mêmes contrôles, mêmes refus métier. Certaines propositions sont réservées au manager de l’organisation, et une proposition non décidée expire sous 24 heures.
• Tout est audité : chaque échange, chaque proposition et chaque décision se retrouvent dans le journal d’audit de votre organisation, en plus de la trace de l’action métier elle-même.

Compte patron-chauffeur

Si votre compte cumule un membership manager et un profil chauffeur : une personne, un seul compte.

• Le portail affiche l’encadré « Votre profil du moment » dans la barre latérale, avec les boutons Manager et Chauffeur.
• En Chauffeur, le lien « Mes tournées de chauffeur » ouvre le Plan de transport filtré sur vos propres tournées.
• La bascule est un contexte d’affichage : vos droits ne changent pas, et chaque action auditée enregistre la persona active.
• L’exécution de vos tournées (démarrage, checkpoints, clôture) se fait sur l’application mobile, en persona chauffeur.

Qui contacter

Selon la nature de la question, l’interlocuteur change.

Question d’exploitation quotidienne

Vos propres écrans d’abord : chaque tuile et chaque alerte du tableau de bord mène à la vue détaillée qui la justifie. Le bouton « Revoir la visite » relance la visite guidée de chaque écran.

Question sur la plateforme, un blocage ou une demande d’évolution

L’équipe KideeGo, via la page Contact. Un humain vous répond sous 2 jours ouvrés.

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Le programme pilote est décrit sur la page Offre pilote, et la conversation commence par une démo.